Как организовать рекламный тендер

Содержание:

• Что такое рекламный тендер?
• Подготовка к проведению тендера
• Содержание брифа для участников тендера
• Этапы проведения тендера

Рынок услуг по производству рекламы предлагает заказчикам огромный выбор всевозможных агентств и специалистов. И если у компании нет своего исполнителя или они хотят его сменить, то лучший вариант – проведение тендера.

Что такое рекламный тендер?

Понятие тендер изначально использовалось в совершенно других отраслях экономики, связанных с госсектором, но значение свое сохранило. Рекламный тендер – это конкурсный отбор подрядчика (в данном случае рекламных услуг) для решения конкретной задачи в определенный срок и в рамках заявленного бюджета.

Эффективность такого метода, в первую очередь, обусловлена состязательным характером рекламных тендеров. Поэтому фирмы, которые хотят получить заказ, предлагают относительно низкие цены на качественные проекты. У рекламодателя в ходе тендера есть реальная возможность увидеть, как работает каждый исполнитель и какой продукт может получиться на выходе. В итоге заказчик находит наиболее подходящую фирму, с которой и заключает контракт.

Основная цель проведения тендера – заключение договора на оказание рекламных услуг с агентством или менеджером. Однако в процессе отбора работ выполняется еще одна задача – поиск идей, которые затем будет реализовывать подрядчик.

Тендеры бывают открытые и закрытые. В первом случае заявки может подать любой исполнитель, готовый выполнить условия тендера. Закрытый конкурс подразумевает ограниченное число участников, которых выбирает рекламодатель. Чаще всего проводятся именно закрытые тендеры.

Подготовка к проведению тендера

Если вы планируете провести закрытый тендер, то понадобится потратить время и силы на первичный отбор участников. Проведите мониторинг рекламных и маркетинговых агентств. Можно ограничиться только вашим городом, но если планируется крупная рекламная кампания, рассчитанная на большой бюджет, то стоит рассмотреть фирмы федерального и даже мирового уровня.

Параметры, по которым будут отбираться участники тендера, определяет рекламодатель, но есть несколько моментов, на которые стоит обратить повышенное внимание:

• история и опыт фирмы,
• количество сотрудников,
• виды рекламных услуг, которые предоставляет фирма,
• работы из портфолио, находящиеся в открытом доступе,
• категории товаров и услуг, которые рекламировал данный исполнитель,
• наличие наград и премий в области рекламы,
• содержание коммерческого предложения и стоимость услуг.

На этапе первичного отбора рекомендуется использовать единую систему оценки в баллах или процентах, оценивая каждый из пунктов. Например, выделите пять наиболее важных пунктов, которые будут стоить по 20%.

Содержание брифа для участников тендера

Для рекламных агентств, которые пройдут предварительный отбор на участие в рекламном тендере, заказчик создает техническое задание на выполнение работ, который называется бриф. Бриф содержит в себе следующую информацию:

• Данные о компании, проводящей тендер, включая предыдущие рекламные кампании, позиционирование бренда и стратегию продвижения.
• Цели рекламной кампании. Они могут касаться вывода продукта на рынок, поддержания имиджа торговой марки или увеличение продаж.
• Требования к фирмам-участникам, а также информация, которая должна быть представлена на презентации.
• Описание методов продвижения и характеристик рекламного продукта, который заказчик хочет разработать при помощи исполнителя.
• Условия и сроки участия в рекламном тендере, а также критерии, по которым будет определяться победитель.
• Максимальный бюджет или стоимость определенных услуг.
• Дополнительная информация. Например, некоторые заказчики принимают работы только в определенном виде и формате. Это тоже необходимо указать в брифе.

Иногда в бриф включается список других участников тендера. Информация о конкурентах может повысить ценность заказа и улучшить имидж заказчика, а значит увеличить эффективность всего конкурса.

Этапы проведения тендера

Проведение тендера включает в себя несколько этапов, в результате которых компания заключает контракт, и начинается работа над рекламным продуктом. Основные этапы рекламного тендера:

1. Первичный отбор участников. На этой стадии происходит сбор информации, часть которой вы можете запросить у возможных исполнителей. Уже на этом этапе вы можете сделать предварительные выводы о профессионализме агентства, а его руководство, в свою очередь, - о ваших требованиях.
2. После отбора проходит рассылка брифа, в котором задержится техническое задание на создание рекламного продукта или кампании. В ответ на него агентство должно отправить заказчику подтверждение о дальнейшем участии.
3. Презентация участников. Отобранные рекламные агентства должны в обозначенный срок предоставить заказчику информацию о своих услугах и портфолио, а также результаты разработки идей в рамках технического задания. Информацию можно запросить по электронной почте, а можно назначить встречу лично или связаться по видео-связи.
4. Рассмотрение заявок на реализацию проекта и подведение итогов. Определите не только победителя, но и второе и третье места. Тогда в случае если не удастся достичь договоренностей, у рекламодателя останется запасной вариант.
5. В обозначенную дату подведения итогов всем участникам рассылаются уведомления с результатами конкурса. Крупные компании часто планируют бюджет таким образом, чтобы даже проигравшие участники получили небольшую компенсацию, ведь никогда нельзя исключать сотрудничество в будущем.

Планируя рекламный тендер, заранее рассчитайте трудовые и временные затраты на каждый этап и обязательно обозначьте сроки. Тогда каждая из компаний-подрядчиков окажется в одинаковых условиях, а конечный выбор будет непредвзятым и выгодным для обеих сторон.

Рекламные тендеры получили большую популярность благодаря своей эффективности. Но в погоне за лучшими идеями важно помнить о конечных целях и стратегии продвижения. Поэтому если рекламодателю удалось найти хорошего исполнителя, то стоит продолжить сотрудничество на долгосрочной основе, и тогда реклама торговой марки будет выполнена последовательно и в единой концепции.